Personuppgiftsbiträdesavtal

1. Parter och roller

Det här avtalet gäller mellan Enskild Firma Milkevich Valiantsin, e-post contact@numsolar.com ("Numsolar", "Biträdet") och den organisation som godkänt villkoren för företag ("Kunden", "den Personuppgiftsansvarige"). Det är en del av de villkoren och gäller lika länge.

Kunden är personuppgiftsansvarig för de personuppgifter Kunden lägger in i eller tar emot genom Tjänsten om sina kunder, prospekt och kontakter. Numsolar är personuppgiftsbiträde för dem och behandlar dem bara enligt det här avtalet och Kundens dokumenterade instruktioner.

Numsolar är självständigt personuppgiftsansvarig, inte biträde, för: besökare i den kostnadsfria kalkylen på numsolar.com/configure fram till dess att en förfrågan skickas till Kunden; samtyckesregistreringen för en sådan förfrågan; Kundens användares kontouppgifter; installatörskatalogen; och anonym användningsstatistik. Det beskrivs i integritetspolicyn.

2. Behandlingens art, ändamål och varaktighet

• Föremål: lagring och behandling av Kundens kunduppgifter i Numsolars dashboard, i Kundens inbäddade kalkylator, i kundlänkar Kunden skickar, i genererade dokument och i de integrationer Kunden kopplat.
• Art: lagring, visning för Kundens användare, beräkning (takmodell, energi, pris), dokumentgenerering, e-post som Kunden begär, säkerhetskopiering, support, radering.
• Ändamål: att Kunden ska kunna planera, beräkna, offerera, dokumentera och följa upp sol- och batterianläggningar för sina kunder.
• Varaktighet: så länge villkoren för företag gäller, och därefter till dess att uppgifterna raderats eller återlämnats enligt avsnitt 11.

3. Kategorier av registrerade och personuppgifter

Registrerade: Kundens kunder och prospekt (villaägare och andra fastighetsägare), medsökande på ett avtal, mottagare av kundlänkar, Kundens kontaktpersoner, och – där Kunden samlar in det – personer som undertecknar dokument.

Personuppgifter: namn, e-post, telefon, adress, fastighetsuppgifter (fastighetsbeteckning, elmätarnummer, nätbolag), koordinater och satellitbilder över byggnaden, takmodell och panelplacering, elförbrukning och andra indata, offerter, priser, dokument och signaturer, anteckningar, kommunikation och aktivitetshistorik. Kunden kan välja att registrera personnummer för kund och medsökande; Kunden ansvarar för att det finns stöd för det.

Särskilda kategorier: Tjänsten är inte avsedd för känsliga personuppgifter (artikel 9). Kunden ska inte lägga in sådana.

4. Instruktioner

• Kundens instruktioner är detta avtal, villkoren för företag och de funktioner Kunden använder i Tjänsten. Ytterligare instruktioner lämnas skriftligt till contact@numsolar.com; Numsolar får ta betalt för arbete utöver Tjänstens funktioner.
• Numsolar meddelar Kunden om en instruktion enligt Numsolars bedömning strider mot dataskyddsreglerna.
• Numsolar behandlar inte uppgifterna för egna ändamål, använder dem inte för att träna AI-modeller och lämnar inte ut dem till tredje part, utom till underbiträden enligt avsnitt 7 eller när lagen kräver det. Kräver lagen utlämnande informerar Numsolar Kunden i förväg om det är tillåtet.

5. Sekretess

Numsolar ser till att de personer som arbetar för Numsolar och har tillgång till uppgifterna har åtagit sig sekretess och bara får tillgång till det de behöver. Sekretessen gäller även efter att avtalet upphört.

6. Säkerhetsåtgärder

Numsolar vidtar följande tekniska och organisatoriska åtgärder, anpassade efter risken:

• All trafik är krypterad (TLS). Lösenord lagras hashade. Nycklar och hemligheter lagras skilt från koden, med begränsad åtkomst.
• Uppgifterna lagras hos Hetzner Online GmbH inom EU, på en server Numsolar kontrollerar. Åtkomst till servern kräver personliga nycklar.
• Varje organisations uppgifter är åtskilda i Tjänsten: en användare ser bara sin egen organisations data, och varje fillänk kontrolleras mot organisationen. Länkar som lämnas till system utan inloggning är signerade och tidsbegränsade.
• Nattliga säkerhetskopior av databasen (sju dagliga och fyra veckovisa sparas) och en nattlig spegling av filerna till Hetzner Object Storage inom EU.
• Begränsningar per användare och per dag mot automatiserad åtkomst; en aktivitetslogg över vad användarna gör i organisationen.
• Uppdateringar av programvara och beroenden löpande; Numsolar tar bort uppgifter enligt de tider som anges i integritetspolicyn och det här avtalet.

Numsolar kan ändra åtgärderna så länge skyddsnivån inte sänks. Kunden ansvarar för sina användares lösenord och för vilka uppgifter Kunden lägger in.

7. Underbiträden

Kunden ger ett allmänt godkännande till att Numsolar anlitar följande underbiträden:

Stripe behandlar Kundens egna faktureringsuppgifter, där Numsolar är ansvarig, och är inte underbiträde för kunduppgifter. Tjänster Kunden själv kopplar (HubSpot, Fortnox, Formify, X) är Kundens egna biträden, inte Numsolars underbiträden.

Ändringar: Numsolar meddelar organisationens ägare via e-post och i dashboarden minst 30 dagar innan ett nytt underbiträde börjar behandla uppgifter. Invänder Kunden skriftligt inom den tiden, och parterna inte hittar en annan väg, får Kunden säga upp villkoren för företag utan kostnad för återstående period. Numsolar har avtal med varje underbiträde som ger motsvarande skydd som detta avtal och ansvarar för underbiträdets arbete.

8. Överföringar utanför EU/EES

Uppgifter lagras inom EU. De överföringar som sker är de i tabellen i avsnitt 7, till leverantörer i USA, med EU–USA:s dataskyddsram där leverantören är certifierad och annars EU-kommissionens standardavtalsklausuler (beslut 2021/914) med de kompletterande åtgärder som behövs. Numsolar lämnar på begäran uppgift om vilken grund som gäller för en viss leverantör.

9. Bistånd till den personuppgiftsansvarige

• Får Numsolar en begäran från en registrerad (tillgång, rättelse, radering, invändning, dataportabilitet) som rör Kundens uppgifter, vidarebefordrar Numsolar den till Kunden inom fem arbetsdagar och svarar inte själv, utom för att hänvisa till Kunden.
• Numsolar hjälper Kunden att svara med de funktioner som finns i Tjänsten (export, rättelse, radering) och med rimlig ytterligare hjälp.
• Numsolar bistår Kunden med den information som behövs för konsekvensbedömningar och förhandssamråd (artiklarna 35–36) som rör Tjänsten. Hjälp utöver det som finns dokumenterat kan debiteras per timme.

10. Personuppgiftsincidenter

Numsolar underrättar Kunden utan onödigt dröjsmål efter att ha fått kännedom om en personuppgiftsincident som rör Kundens uppgifter, med mål att göra det inom 48 timmar. Underrättelsen går till organisationens ägare via e-post och innehåller det Numsolar vet: vad som hänt, vilka uppgifter och registrerade som berörs, troliga följder, vidtagna och föreslagna åtgärder och en kontaktpunkt. Numsolar kompletterar när mer är känt. Kunden avgör och sköter anmälan till Integritetsskyddsmyndigheten och information till de registrerade; Numsolar hjälper till.

11. Radering och återlämning

• Under avtalstiden raderar Kunden själv uppgifter i Tjänsten. Raderade uppgifter försvinner ur säkerhetskopiorna inom fem veckor.
• När villkoren för företag upphör kan Kunden inom 30 dagar begära en export av sina uppgifter (strukturerad data och dokument). Därefter, eller tidigare på begäran, raderar Numsolar uppgifterna inom 30 dagar och intygar det på begäran.
• Undantag: det lagen kräver att Numsolar behåller (bokföringsunderlag), och samtyckesregistreringar för förfrågningar från villaägare, som Numsolar är ansvarig för.

12. Granskning och revision

• Numsolar lämnar på begäran den information som behövs för att visa att skyldigheterna i artikel 28 följs: en beskrivning av säkerhetsåtgärderna, listan över underbiträden och svar på skriftliga frågor inom 30 dagar.
• Räcker inte det får Kunden, eller en oberoende revisor Kunden utser och som har tystnadsplikt, granska behandlingen på plats högst en gång per år, med 30 dagars varsel, under kontorstid, på ett sätt som inte stör driften och på Kundens bekostnad. Kräver en tillsynsmyndighet en granskning gäller inte begränsningarna.

13. Ändringar och giltighet

Det här avtalet ändras på samma sätt som villkoren för företag (deras avsnitt 14). Vid motstridighet mellan det här avtalet och villkoren gäller det här avtalet i frågor om personuppgifter. Ogiltighet i en del påverkar inte resten. Svensk lag gäller och tvister avgörs som i villkoren för företag.

14. Kontakt

Dataskyddsfrågor och incidenter: contact@numsolar.com, Enskild Firma Milkevich Valiantsin.